Kanban: как выполнять задачи точно в срок

Аспирант Нетологии Максим Пименов продолжает рассказ про гибкие методологии создания ПО. На этот раз Максим разбирает Kanban и Scrum — два подхода к работе над проектом, основанных на Agile.

Что такое SSH?

SSH означает S ecure Sh флигель и позволяет удаленно управлять компьютером Linux или сервер с другого устройства. Он работает в локальных сетях и в Интернете, что означает, что его можно использовать для управления медиасервером на базе Linux в вашем доме или веб-сервером Linux на другом континенте.

Хотя SSH не дает вам доступа к среде рабочего стола удаленного компьютера, он позволяет вам использовать терминал. Подключившись к удаленному компьютеру, вы можете использовать его так, как если бы он находился прямо перед вами. Убедитесь, что у вас есть root-доступ.

Обратите внимание, что другие решения для удаленного доступа доступны для Linux. Например, пользователи Ubuntu могут полагаться на инструмент Remmina для удаленного рабочего стола, совместимого с VNC .

Чтобы использовать SSH, необходимо убедиться, что на удаленном компьютере (сервере) настроен SSH. Кроме того, локальное устройство (клиент) запросит установку приложения SSH.

Введение

Есть много причин, чтобы настроить собственный почтовый сервер на VPS.

Собственный почтовый сервер на VPS дает гораздо больше точных и тонких настроек для доставки почты.

В этой инструкции вы найдете пошаговую инструкцию по установке почтового сервера на Ubuntu с использованием распространенного MTA (агента доставки почты) – Postfix.

Postfix состоит из небольших, совместно работающих программ. Каждая осуществляет свои узкоспециализированные функции:

  • отправка сообщений
  • прием сообщений
  • локальная доставка
  • и осуществляют обмен с другими программами с помощью сокетов unix.

Команды в Kanban и Scrum

Основа обеих методологий — Agile, поэтому и в Scrum, и в Kanban работают небольшие автономные команды из 5—9 человек. В командах нет формального руководителя, и никто извне не диктует, как организовывать работу над продуктом.

Поскольку команда автономная и самоорганизующаяся, за успех или неудачу она отвечает как единое целое. Провал не свалить на ленивого разработчика или невнимательного тестировщика.

Обе методологии подразумевают, что команда располагается в едином пространстве. Лучше, если это не кубиклы, а общая комната. Главный принцип — свободное общение между специалистами и общие обсуждения.

А вот дальше в Kanban и Scrum начинаются различия.

Kanban. Над задачей может работать несколько узкопрофильных команд. К примеру, сначала работают аналитики, потом дизайнеры рисуют прототип, а на третьем этапе включаются разработчики.

При этом универсальные команды не запрещены.

В Kanban внутри команды нет ролей.

Scrum. Над проектом работает одна универсальная команда. В ней столько разноплановых специалистов, сколько нужно для решения любой задачи проекта.

Поскольку команда самоорганизуется, у специалистов scrum-команды нет формальной компетенции. Когда необходимо, тестировщик помогает дизайнеру, а аналитик — разработчику.

В scrum-команде помимо собственно специалистов есть две роли.

Scrum-мастер — человек, который организует работу. Это не управленческая должность, и он не раздает указания. Его задачи:

  • вести собрания;
  • устранять препятствия в работе (если команде мешает перфоратор в соседнем офисе, мастер ищет выход);
  • замечать и вытаскивать на поверхность скрытые проблемы;
  • отвечать за соблюдение методологии;
  • следить за статусом задач.
Читайте также:  Типы циклов в языках программирования: for, foreach, while и do while

В свободное от этих задач время скрам-мастер работает так же, как другие члены команды.

Владелец продукта — product owner — определяет ход проекта, он может представлять внешнего заказчика. Владелец знает все о рынке и целевой аудитории. Он ставит приоритеты задачам. Результат работы команда представляет владельцу продукта.

Kanbanery

Kanbanery — это визуальный инструмент управления проектами, который помогает вам работать более эффективно, в одиночку и вместе, визуализируя работу.

Особенности Канбанеры включают в себя —

  • Интеграция с GitHub
  • Легко создавайте или копируйте доски задач с помощью шаблонов
  • приложения для iPhone и iPad
  • API и несколько сторонних приложений
  • Расширенные отчеты
  • Содержательные задачи
  • Работа с существующими системами
  • Обновления в реальном времени

Для получения дополнительной информации посетите сайт,

Рабочий процесс

Теперь нам нуж­но раз­бить рабо­чий про­цесс на ста­дии, через кото­рые долж­на про­хо­дить каж­дая зада­ча. Напри­мер, без дизай­на нель­зя начи­нать раз­ра­бот­ку, а без раз­ра­бот­ки пере­хо­дить к вёрст­ке, созда­нию кон­тен­та и тести­ро­ва­нию сайта.

На этом эта­пе за каж­дой зада­чей закреп­ля­ет­ся испол­ни­тель и могут вво­дить­ся лими­ты на коли­че­ство выпол­ня­е­мых задач — если на ста­дии «Дизай­на» сто­ит лимит «2», то толь­ко два маке­та могут нахо­дить­ся на руках у дизайнеров.

Выпол­нен­ную зада­чу испол­ни­тель дол­жен отправ­лять на про­вер­ку и толь­ко в слу­чае отсут­ствия заме­ча­ний она может перей­ти на сле­ду­ю­щую стадию.

Рабочий процесс

Так кар­точ­ки с зада­ча­ми посте­пен­но дви­га­ют­ся меж­ду эта­па­ми. Каж­дый видит свой фронт работ. Каж­дый пони­ма­ет, что в его «стоп­ке» появит­ся толь­ко та зада­ча, кото­рая уже про­шла все пред­ва­ри­тель­ные эта­пы. В иде­аль­ной ситу­а­ции каж­дый испол­ни­тель уве­рен, что в кар­точ­ке зада­чи уже есть всё необ­хо­ди­мое для рабо­ты — ниче­го уточ­нять не нужно.

Коли­че­ство рабо­чих ста­дий и лими­ты задач коман­да опре­де­ля­ет само­сто­я­тель­но. Глав­ное пра­ви­ло: не брать новую зада­чу, пока не выпол­не­на теку­щая, и не отка­зы­вать­ся от теку­щей, пока она не пере­ве­де­на на новую ста­дию. Как имен­но опре­де­лять сте­пень готов­но­сти зада­чи — решай­те сами

Преимущества и недостатки системы канбан

У методологии канбан нет жестких правил или ограничений. Поэтому ее используют в самых разных сферах. Метод канбан применяют HR-специалисты для отбора кандидатов, разработчики ПО, стартаперы и даже блоггеры. Этот подход также можно встретить в CRM-системах при разработке пайплайна продаж. Посмотрите, какими преимуществами обладает методология канбан.

  • Гибкость планирования. Система канбан построена таким образом, что команда концентрируется на одной конкретной задаче, несмотря на то, что их может быть несколько. При этом, руководитель может изменять приоритетность работы, не затрагивая рабочий процесс. По завершению одной задачи команда приступает к следующей.
  • Контроль сроков выполнения. Методология канбан позволяет отслеживать рабочий процесс, оптимизировать его длительность и прогнозировать время, которое потребуется для решения будущих задач.
  • Повышение эффективности работы. Многозадачность снижает качество работы и замедляет продвижение вперед. Чем больше зависает нерешенных задач, тем чаще приходится между ними переключаться. Метод канбан минимизирует застои, поскольку помогает быстро выявлять слабые места. Это позволяет сокращать время работы над задачей и повышать качество результата.
  • Наглядность продвижения работы. Одно из главных преимуществ управления процессами по методу канбан. Когда все члены команды имеют доступ к поставленным задачам и результативности продвижения, то легче выявить проблемы и устранить их.

Теперь, когда вы ознакомились с преимуществами методологии канбан, самое время узнать о минусах этого подхода.

  • Не подходит для долгосрочного планирования. Метод канбан рассчитан на достижение краткосрочных целей. Работа выстраивается на решении актуальных задач, при этом их приоритетность может меняться в зависимости от обстоятельств.
  • Не подходит для больших команд. Чем больше человек задействовано в рабочем процессе, тем сложнее контролировать выполнение задач. Поэтому, лучше всего, чтобы в одной команде было не больше десяти человек, в идеале — пять.
Читайте также:  10 лучших легких дистрибутивов Linux для старых компьютеров

Если выполнение задачи требует слишком много людей, следует разбить их на небольшие группы и для каждой создать отдельную систему канбан. О том, как ее внедрить и с чего начать, вы узнаете дальше.

Как внедрить метод канбан

  1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс
  2. Ограничьте количество задач, которые можно решать одновременно
  3. Управляйте процессом
  4. Расскажите команде о правилах работы
  5. Анализируйте результативность
  6. Повышайте эффективность работы

Методология канбан подразумевает активное взаимодействие всех членов команды для скорейшего завершения процесса и достижения поставленной цели. Следуйте этому пошаговому руководству, чтобы правильно выстроить работу и расставить приоритеты.

  1. Пропишите задачи и визуализируйте процесс. Для этого определите приоритетность работ и разместите их в порядке очереди на виртуальной или физической доске в первой колонке. Укажите ответственного сотрудника на карточке с каждой задачей. Далее в вертикальных столбцах пропишите этапы всего процесса.
  2. Ограничьте количество задач, которые можно решать одновременно. Чем больше заданий выполняется параллельно, тем ниже эффективность работы. Поэтому, вместе с командой стоит определить количество задач, которые можно выполнять одновременно на каждом этапе рабочего процесса. В столбцах рядом со статусом укажите допустимое число.
  3. Управляйте процессом. Следите, чтобы статусы задач обновлялись своевременно и чтобы работа нигде не застопорилась. Если на каком-то из этапов процесс останавливается, старайтесь как можно оперативнее устранить причины возникновения «пробок».
  4. Расскажите команде о правилах работы. Каждый участник процесса должен знать, когда брать новую задачу, к кому обращаться при возникновении сложностей, как определить готовность работы, а главное, как взаимодействовать с доской.
  5. Анализируйте результативность. Регулярно коммуницируйте с членами команды, выявляйте сложности, ищите способы их разрешения, находите пути оптимизации рабочих процессов и повышения эффективности. В зависимости от специфики работы вы можете делать это еженедельно, ежемесячно, ежеквартально и так далее.
  6. Повышайте эффективность работы. Чтобы ускорить процесс решения задач и повысить результативность работы, необходимо регулярно совершенствоваться. При этом, не стоит вносить ряд изменений сразу. Лучше делать одно нововведение за раз — это позволит увидеть эффективность принятого решения и понять, что еще стоит изменить.

Чтобы создать виртуальную канбан-доску, вы можете использовать такие инструменты как Trello, MeisterTask, Asana, Blossom, ProofHub и другие. Все эти сервисы помогают управлять проектами, отслеживать результативность, а также обсуждать задачи и насущные вопросы.

Методология канбан не имеет строгих правил или ограничений. Этим она и отличается от других систем управления. В следующем разделе вы узнаете, в чем разница между канбаном и скрамом.

Принципы kanban

  • Визуальное отображение задач. Все задачи должны быть представлены в виде карточек и отражены на доске. Очень важно обновлять статус задач. Например, если разработчики подготовили код и передали в тестирование, то карточка с задачей должна перейти в соответствующий столбец. Таким образом, любой участник команды в любой момент времени может посмотреть на каком этапе находится задача.
  • Ограничение по столбцам WIP (work in progress или работу, выполняемую одновременно) на каждом этапе производства. Чтобы система рано или поздно не “захлебнулась” от потока задач, необходимо устанавливать ограничения. К примеру, на kanban доске выше в столбце Analisis (аналитика) у нас работают 2 человека и они могут обрабатывать не более 2 задач, нет смысла нагружать их больше, так как последующие этапы системы будут простаивать. Ограничение по столбцам подбираются опытным путем.
  • Фокус на невыполненных задачах. Смотря на доску с задачами в первую очередь уделяйте внимание тем задачам, которые “подвисают” в том или ином столбце. Если у вас какой-то из этапов занимает больше всего времени, то попробуйте перераспределить ресурсы или же добавить людей, если есть такая возможность.
  • Постоянное улучшение. Как только вы уравновесите нагрузку в системе, вам будет проще наблюдать за всем процессом в целом. Измеряйте время цикла (сколько задача висит в отдельном столбце, а сколько от момента попадания в To do, до релиза Done). Меняйте нагрузки в системе и сокращайте время на прохождение всех стадий.
  • Уделяйте внимание мелочам. К примеру, если код, который пишут разработчики периодически не проходит тестирование и возвращается на доработку, то возможно, есть варианты улучшить качество разработки, чтобы в тест попадал более качественный продукт?

Подход kanban может показаться идеалистичным, но уверяю вас его принципы приносят результаты. В первую очередь необходимо адаптировать методологию под свою ситуацию, а после шлифовать систему.

Ограничения Канбан-метода

Поскольку Канбан-метод не ограничен определенной областью применения и содержит минимальное количество правил, лучше говорить не об ограничениях, а о возможных сложностях, с которыми организации сталкиваются при внедрении этого метода улучшения процессов.

Требование визуализировать процесс «как он есть» зачастую вскрывает проблему, которая заключается в разном понимании структуры и шагов процесса его участниками. Детальная фиксация всех инструментов приоритизации задач, отслеживания прогресса и взаимодействия требует времени, внимания и терпения. Для того, чтобы приступить к улучшению процесса, нужно иметь точку опоры, то есть общее понимание участниками текущего состояния этого процесса.

Если вы стремитесь внедрить Канбан-метод в команде или подразделении, очень важно, чтобы все сотрудники и руководители разделяли и соблюдали правила канбан-системы. Переход на Канбан-метод – это тоже изменение, и необходимо удостовериться, что команда понимает текущие проблемы и готова меняться. Руководителям придется перестроиться и согласовать свои методы распределения задач с принципами вытягивающей системы.

Канбан в ESM и ITSM

Канбан-функции также добавляют в свои продукты и поставщики ESM и ITSM-решений, например SimpleOne.

Канбан-доска в SimpleOne

Одно из преимуществ интегрирования канбан-функциональности в ITSM-систему — устранение «зоопарка» ПО для управления бизнес-процессами: все подразделения ИТ-компании работают в одной системе, которую настраивает один администратор. В промышленном производстве, например, канбан-инструменты приходится подключать к существующим ERP, что нередко приводит к издержкам сопровождения интеграционных доработок.

Канбан в ESM и ITSM

Визуализация рабочего процесса по канбану в рамках комплексной ESM-системы помогает упростить управление как ИТ-подразделением, так и сервисом внутри организации в целом. Отсутствие инструментов визуализации потока работ часто приводит к перегрузкам на одних этапах выполнения запросов и к ожиданию или простою на других. В этом смысле канбан-визуализация — то, что значительно облегчает управление сервисом в крупных корпорациях.

Таким образом, инструменты канбан внутри ESM-платформы для автоматизации сервисных бизнес-процессов позволяют повысить качество обслуживания клиентов, расставить приоритеты и получить дополнительное средство контроля за узкими местами в рабочих процессах.