Алгоритм действий при порче (утрате) документов

При автоматизации бизнес-процессов предприятия не остается без внимания и процесс хранения бухгалтерских документов. Автоматизация хранения финансовой документации предприятия подразумевает под собой внедрение электронного архива.

Формы учетных документов архива

Под учетным документом понимается документ установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета. Учет документов в архиве организации является одним из средств обеспечения их сохранности и контроля за их наличием.

  1. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения
  2. Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения
  3. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу
  4. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
  5. Форма титульного листа описи электронных документов постоянного хранения
  6. Форма описи электронных документов постоянного хранения
  7. Форма листа фонда
  8. Форма номенклатуры дел организации
  9. Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации
  10. Форма номенклатуры дел структурного подразделения организации
  11. Форма листа-заверителя дела
  12. Форма внутренней описи документов дела
  13. Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
  14. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лично-му составу структурного подразделения организации
  15. Форма итоговой записи и заверительной надписи
  16. Форма титульного листа описи документов постоянного хранения
  17. Форма карточки постеллажного топографического указателя (лицевая сторона)
  18. Форма карточки постеллажного топографического указателя (оборотная сторона)
  19. Примерная форма карточки пофондового топографического указателя
  20. Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
  21. Форма заказа на выдачу дел (оборотная сторона)
  22. Форма акта о выдаче дел во временное пользование
  23. Форма титульного листа книги выдачи документов
  24. Форма книги выдачи дел из хранилища
  25. Форма листа использования документов
  26. Форма карты-заместителя дела
  27. Форма акта проверки наличия и состояния дел фонда
  28. Форма титульного листа описи особо ценных дел
  29. Форма описи особо ценных дел
  30. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия документов
  31. Форма титульного листа списка фондов
  32. Форма списка фондов
  33. Форма титульного листа реестра описей
  34. Форма реестра описей
  35. Форма титульного листа книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
  36. Форма книги учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
  37. Форма титульного листа страхового фонда
  38. Форма описи страхового фонда
  39. Форма паспорта архива организации, хранящей управленческую документацию
  40. Форма паспорта архива организации, хранящей документы отраслевого фонда
  41. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (лицевая сторона)
  42. Форма учетной карточки единицы учета ЭД (оборотная сторона)
  43. Форма акта миграций и перезаписей ЭД
  44. Форма журнала учета поступления и выбытия электронных документов
  45. Форма журнала учета миграций и перезаписей электронных документов
  46. Форма акта приема-передачи документов на государственное хранение
  47. Форма акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны
  48. Форма акта о неисправимых повреждениях документов
  49. Форма акта описания документов личного происхождения
  50. Форма акта об образовании объединенного архивного фонда
  51. Форма акта о технических ошибках в учетных документах
  52. Форма акта об обнаружении документов
  53. Форма архивной справки (образец)
  54. Форма карточки пользователя
  55. Форма журнала регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
  56. Форма годового плана работы архива
  57. Форма карточки учета работы с организацией (лицевая сторона)
  58. Форма карточки учета работы с организацией (оборотная сторона)
  59. Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива

Загрузить файл с формами учетных документов

Последние новости

На вокзале в Вологде задержали вологжанина, который находится в розыске

Молодой человек пытался сесть в поезд «Архангельск – Адлер», но у него вовремя проверили документы

62 0Ребёнок пострадал в ДТП в Кич-Городецком районе Вологодской области

Сообщается, что ребёнок впал в кому

833 0Молодой человек пытался украсть алкоголь из супермаркета в Вологде и угрожал охраннику ножом

Это произошло в магазине на улице Преминина в Вологде

899 039 новых случаев коронавируса выявили в Вологодской области за сутки

37 человек выздоровели, четверо умерли

849 0Урбанисты предлагают добавить точки для остановки и отдыха на Каменном мосту в Вологде

Они разработали план благоустройства самой короткой улицы областной столицы

961 0Опубликован график отключения горячей воды в Вологде на 2021 год

Так, например, в центральной части Вологды горячую воду отключат с 26 июля по 24 августа

2528 0

Концерты и парады пройдут в 44 дворах Вологды 9 мая

NewsVo публикует график выступлений агитбригад

1365 0Баллон с газом взорвался на площадке по приёму металлолома под Череповцом

Пожар охватил территорию в 150 квадратных метров

921 0Жители Вологды активно голосуют за благоустройство Затоновского пляжа

На портале  свои голоса отдали уже более 16 тысяч вологжан

1554 0Ярославца арестовали за торговлю наркотиками в Вологде

Четыре грамма запрещённого вещества он продал своей знакомой, а ещё 15 граммов собирался сбыть неустановленным лицам, но его задержали

1045 0В Грязовецком районе семейную пару осудили за мошенничество на 8,8 млн. рублей

Они брали деньги в долг у знакомых и не возвращали. Оба получили по 4,5 года колонии общего режима.

1205 08 мая в Череповце включат сирены в память о жертвах Великой Отечественной войны

Читайте также:  Как вернуть деньги за игру в Стиме: порядок действий

Через систему оповещения череповчане услышат «Реквием» Роберта Рождественского, стук метронома и звук сирены

914 0

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Скачать пример акта

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Составляем акт по итогам работы комиссии

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель организации. В этом документе необходимо подробно описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты (порчи) документов. Кроме того, следует указать лиц, ответственных за сохранность документов, и получить от них письменные объяснения.

В практике возможны ситуации порчи (утери) или незаконной утилизации документации работниками организации. В такой ситуации руководитель обязать получить от виновного письменное объяснение, на основании которого принимается решение о дисциплинарном взыскании. При вынесении выговора или замечания взыскание оформляется приказом руководителя. Взысканием также может являться увольнение сотрудника.

Читайте также:  Как исправить проблемы PlayStation 3 Controller на ПК

Этапы подготовки

Пошаговая подготовка материалов к передаче в архив:

  • убедиться, что оформление бумаг соответствует всем требованиям, которые установлены данным архивом;
  • провести брошюровку документации;
  • пронумеровать все листы;
  • разработать Лист-заверитель дела;
  • уточнить реквизиты обложки;
  • разработать внутреннюю опись дела;
  • сформировать опись.

Если предстоит передача бумаг, подлежащих хранению менее 10 лет, то допустимо отсутствие брошюровки, систематизации, нумерации, заверительных элементов. Здесь прежде всего необходимо ориентироваться на требования конкретного архива, так как стандарты разных учреждений могут содержать один или все из вышеперечисленных вопросов.

В законе об архивном деле и делопроизводстве перечислены основные термины и их определения в этой области. Ниже рассмотрим некоторые из них.